Khóa đào tạo Hướng nghiệp – The R Việt Nam (3) – Buổi 2 – Ứng xử chuyên nghiệp

Buổi 2: ỨNG XỬ CHUYÊN NGHIỆP TRONG CÔNG VIỆC

Buổi học này không thú vị lắm, nhưng cũng xác định lại được một số vấn đề cần được ưu tiên trong suy nghĩ!

Mục tiêu của buổi học:

1. Hiểu tầm quan trọng của Ứng xử chuyên nghiệp

2. Hoàn thiện quy tắc Ứng xử cơ bản trong công việc

I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ỨNG XỬ CHUYÊN NGHIỆP

Trong 2 phút, bạn hãy thảo luận và viết ra những lợi ích của việc ứng xử chuyên nghiệp?

Tăng tính hợp tác, thuận lợi trong các mối quan hệ

Giải quyết công việc được suôn sẻ, thuận lợi;

Gây thiện cảm với sếp, khách hàng, đồng nghiệp

Nâng cao giá trị, tạo hình ảnh cá nhân và công ty

Có cơ hội được nhìn nhận, đánh giá và thăng tiến trong nghề nghiệp

Khẳng định đẳng cấp và thương hiệu bản thân.


Kết luận của thầy giáo:

TRUST: tạo được long tin, sự tin cậy

RELATIONSHIP: Tạo được các mối quan hệ bền vững, tốt đẹp

PROS: Khẳng định đẳng cấp, thương hiệu (cái này đến giờ vẫn chưa nhớ 4 từ Tiếng Anh kia, hic)

o PROACTIVE : chủ động

o RESPONSIBLE : có trách nhiệm

o OPEN – MINDED: tư duy mở

o SELLABLE : bán được sức lao động của mình

GROWTH: Thăng tiến

II. QUY TẮC ỨNG XỬ CƠ BẢN TRONG CÔNG VIỆC

  1. Quy tắc khi nghỉ làm, đi muộn, về sớm

Thảo luận tình huống “Nghỉ làm đột xuất” (8 phút)

Hải là Trưởng nhóm bán hàng của công ty XYZ. Nhóm của Hải có năm người và Hải báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Bán hàng là anh Long

Hôm nay, theo kế hoạch Hải sẽ cùng với nhân viên Tâm đi thăm một khách hàng quan trọng tại Hưng Yên và thảo luận về kế hoạch phát triển thị trường Hải Phòng. Đồng thời Hải sẽ phải hoàn thiện và gửi sếp Long báo cáo chuyến công tác Nghệ An tuần trước.

Vừa ngủ dậy, mẹ Hải cần Hải đi thăm người Bác ruột phải cấp cứu đột xuất sáng sớm nay tại một bệnh viện ở quê cách xa nhà Hải 50km

Sau vài phút cân nhắc, Hải đồng ý với mẹ và thông báo việc bất khả kháng ngay cho sếp Long. Khi biết lý do đặc biệt của gia đình, sếp Long đồng ý, báo Hải gửi lời hỏi thăm đến gia đình vào bàn giao công việc của mình (nếu có) cho nhóm. Hải cũng thông báo lý do của mình cho nhân viên và hẹn nhân viên Tâm sẽ bàn kế hoạch phát triển thị trường vào ngày mai.

Ngày hôm sau, Hải cùng anh em trong nhóm tiến hành công việc bình thường theo kế hoạch.

Câu hỏi thảo luận theo nhóm:

Theo bạn, liệt kê những việc mà Hải đã làm đúng khi nghỉ làm đột xuất?

o Gọi điện thông báo nghỉ cho sếp: nhanh và kịp thời

o Gọi điện thông báo cho nhân viên và hẹn bàn kế hoạch

Liệt kê những việc mà hải chưa làm khi nghỉ đột xuất?

o Báo cáo sếp hoãn nộp báo cáo công tác

o Nhắc nhân viên về cuộc hẹn với khách hàng quan trọng

o Chưa thông báo với cả nhóm và những người liên quan

o Chưa thông báo trực tiếp tới khách hàng

Nếu bạn là Hải, bạn sẽ ứng xử như thế nào để tránh không ảnh hưởng đến công việc?

o Bàn giao cuộc hẹn với khách hàng quan trọng/ báo cáo sếp về cuộc hẹn với khách hàng quan trọng.

o Hẹn nộp báo cáo chuyến công tác và thời gian chính xác

Với bài thảo luận này, hai nhóm sẽ lên trình bày trong vòng 3 phút, và có một vài chú ý cho kỹ năng trình bày là phải Tìm kiếm phản hồi của người nghe, chọn vị trí đứng phù hợp, cử chỉ hài hòa, trình bày cần biết nhắc lại vấn đề, kết nối và hệ thống hóa, giọng nói chuẩn, rõ ràng, ánh mắt hướng về mọi người nghe.

Kết luận của thầy giáo:

Quy tắc khi nghỉ làm đột xuất:

Liên lạc với cấp trên 10’ trước giờ làm việc;

Trình bày ngắn gọn và trung thực lý do;

Thông báo về dự định trong ngày;

Nhắc lại lời cảm ơn và xin lỗi vào ngày hôm sau.

Quy tắc khi đi làm muộn:

Liên lạc với cấp trên trực tiếp (cái này theo phong cách Nhật là phải gọi điện thoại trực tiếp, theo nguyên tắc không để đồng nghiệp phải lo lắng!);

Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do;

Thông báo tình trạng hiện tại và giờ dự định đến công ty;

Thông báo các công việc cần giải quyết lúc vắng mặt (nếu có).

Quy tắc khi về sớm:

Xin phép cấp trên trực tiếp (nên xin phép trước từ đầu giờ sáng, hoặc ít nhất là trước 1h về sớm);

Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do (giả sử xin về đi phỏng vấn thì chắc phải tìm lý do khác hợp lý hơn nhỉ :D)

Bàn giao công việc (nếu có);

Hôm sau ghi nhận và cảm ơn!

  1. Quy tắc trong cuộc họp

Thảo luận 3 phút: liệt kê những điều cần chú ý trong cuộc họp

Đến đúng giờ

Chuẩn bị trước nội dung cuộc họp;

Tắt điện thoại;

Tập trung vào nội dung chủ đề của cuộc họp;

Thái độ, cử chỉ đúng mực, không gây hấn;

Tuân theo sự chủ trì;

Cần ghi chép và tóm lược nội dung;

Lắng nghe và phát biểu đúng lúc.

Kết luận của thầy giáo:

Quy tắc trong cuộc họp:

Hiểu rõ mục tiêu và nội dung cuộc họp;

Làm tốt việc chuẩn bị;

Tham gia tích cực (ghi chép, phát biểu, phản biện)

Những điều cần tránh trong cuộc họp:

Không ngắt lời;

Không nói chuyện riêng;

Không thể hiện phản ứng gì;

Hành động thiếu lịch sự.

Quy tắc và những điều cần tránh khi phát biểu:

Quy tắc:

o Xin ý kiến trước phát biểu;

o Nhìn bao quát;

o Kiểm soát tâm trạng;

o Phản hồi

Cần tránh:

o Ba phải

o Lan man

o Khi có xung đột thì nên bình tĩnh, mềm dẻo, xác định lại xem vấn đề xung đột có thuộc chủ đề của cuộc họp không, nếu có thì tiếp tục làm rõ một cách bình tĩnh, nếu không thì chuyển về chủ đề cuộc họp.

Quy tắc ABCD: NOT

AGRRESS Chỉ trích

BACKBITE Nói xấu sau lưng

COMPEL Gây hấn

DISCRIMINATE Phân biệt đối xử (nhân viên trẻ, mới)

  1. Các mối quan hệ trong ty (phần này có thể xem bài giảng trực tuyến của topica ở link http://topica.edu.vn/ tìm khóa học về Ứng xử chuyên nghiệp (bạn phải đăng ký thành viên mới xem được bài giảng, cũng ổn, vì phong cách giảng truyền thống mà, có tài liệu mình đã down thì phải, sẽ post lên cùng link buổi học)

Cách cư xử với cấp trên: (Đọc thêm về “Managing up” – nôm na là “Quản lý hướng lên trên” hay “Quản lý sếp” tại link : http://khoadaotao.vn/TinTucDetails.aspx?TTID=750&LTID=37&ParentID=16

o Tích cực, trách nhiệm

o Trao đổi thông tin kịp thời, đầy đủ;

o Nghiêm túc lắng nghe lời khuyên và góp ý của cấp trên;

o Tôn trọng, khiêm nhường;

o Không phân biệt giới tính, độ tuổi;

o Không né tránh tiếp xúc.

NEVER MAKE YOUR BOSS SURPRISED!

Cách cư xử với đồng nghiệp, nhân viên mới:

o Hợp tác, sẵn sang giúp đỡ;

o Tích cực trao đổi ý kiến;

o Cạnh tranh lành mạnh

o Không đùn đẩy trách nhiệm;

o Giao việc cụ thể và lịch sự

o Put yourself in other shoes

o Nên tránh:

§ Phân biệt đối xử

§ Nói xấu sau lưng

§ Giao, ép những công việc mà bản thân không thích

Quy tắc 5C:

COMMUNICATION : Không ngại giao tiếp, va chạm, thảo luận, phản hồi

CO – OPERATE : Hợp tác tới mục tiêu chung

CO – ORDINATE : Phát huy sức mạnh của mỗi cá nhân trong nhóm

COMPETE : Cạnh tranh lành mạnh: cọ xát, đề xuất ý tưởng mới

COMMIT : Đồng thuận, cam kết cùng tới mục tiêu chung.

Khi không tán thành ý kiến của cấp trên

o Tôn trọng ý kiến;

o Không phản bác

o Trình bày rõ quan điểm

o Chỉ ra những điểm khong ý kiến của cấp trên mà bạn muốn cấp trên xem xét lại.

Khi mắc lỗi:

o Báo cáo và xin lỗi ngay khi phát hiện lỗi;

o Giải thích cụ thể lý do;

o Nhận trách nhiệm;

o Thể hiện thái độ tích cực (cách khắc phục, xử lý, cách tránh tái phạm…)

o Làm theo sự hướng dẫn, chỉ bảo.

Khi bị phê bình:

o Xin lỗi;

o Cảm ơn vì đã được nhắc nhở, chỉ bảo;

o Bình tĩnh xác nhận sự việc;

§ Nếu lỗi thuộc về mình thì thực hiện các bước “Khi mắc lỗi”;

§ Nếu lỗi không thuộc về mình thì giải thích rõ.

Khi cần từ chối công việc được giao:

o Xin lỗi;

o Giải thích cụ thể lý do: vì lợi ích công ty, “chúng ta”;

o Đề xuất người thay thế (nhấn mạnh lợi ích của giải pháp)


 

One thought on “Khóa đào tạo Hướng nghiệp – The R Việt Nam (3) – Buổi 2 – Ứng xử chuyên nghiệp

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s