Báo cáo nhân sự – Khó hay dễ?

Sau buổi off chia sẻ kinh nghiệm làm báo cáo nhân sự vừa qua, mình thấy, làm báo cáo nhân sự, mỗi nơi một khác, mỗi một loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có những báo cáo khác nhau – điều này là đương nhiên thôi, con người không ai giống ai, nói chi đến DN, có DN nào giống DN nào đâu nhỉ ^^ Ngày xưa nhớ môn văn hồi cấp 2 đã dạy làm báo cáo là phải làm như thế nào, thỉnh thoảng, mình cũng phải viết một bản báo cáo về tình hình học tập của lớp, các hoạt động đoàn hội của trường … nhưng từ ngày đi làm, hình như lâu rồi mình không động đến báo cáo, hic

Bạn có thể tham khảo một chút về kết cấu của một báo cáo mà bạn nên tuân theo tại link Phương pháp viết một bản báo cáo – đó là về lý thuyết, trước khi làm một điều gì đó mà bạn chưa biết, bạn nên đọc lý thuyết/quy định về điều đó, nó có ích rất nhiều đấy, không tin bạn cứ thử xem ^^

Hỏi bác Google thì cũng thấy Cường đã chia sẻ nội dung này trên blog với bài viết Suy nghĩ về báo cáo nhân sự tháng và quý – tuy cách trình bày trên blog chưa chau chuốt, nhưng cũng rất đáng để bạn tham khảo ^^

Trên giải pháp excel cũng có một thành viên chia sẻ về báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm – rất đáng để học tập

Ở Sài Gòn vừa qua cũng đã có một buổi chia sẻ về kinh nghiệm làm báo cáo nhân sự hiệu quả do Topica tổ chức – song bài đưa tin không nói nhiều vào nội dung chi tiết 🙂

Khi làm báo cáo nhân sự, bạn sẽ dựa vào cái gì để list ra những nội dung cần phải có của nó nhỉ?


Với một người làm nhân sự, chắc hẳn bạn cũng đã có một bản kế hoạch nhân sự để thực hiện công việc trong một năm, hoặc nếu chưa có cái bản kế hoạch đó, chắc hẳn bạn cũng phải có những ghi chép về những công việc bạn đã thực hiện được trong thời gian đã qua?

Sếp bạn cần những thông tin gì ở báo cáo của bạn? Bạn muốn sếp biết thêm những thông tin gì từ báo cáo đó? Những điều gì bạn cần người nhận báo cáo hỗ trợ bạn trong công việc? Mình nghĩ đó là những căn cứ để bạn đưa ra nội dung trong bản báo cáo nhân sự của mình!

Sau khi xác định được những nội dung cần thiết nên đưa vào bản báo cáo, bạn hãy sắp xếp nó hoặc theo kiểu nội dung: đào tạo, tuyển dụng, lương thưởng … trong mỗi  mục đó lại cấu trúc thành Thực trạng – Nguyên nhân – Giải pháp hoặc theo kiểu cấu trúc: Thực trạng – Nguyên nhân – Giải pháp trong đó có các mục đào tạo, tuyển dụng, lương thưởng … Trong mục giải pháp bạn phải đưa ra được Giải pháp đó cụ thể là gì (what), ai sẽ thực hiện (by whom) và khi nào thực hiện (by when) – tham khảo một mẫu mà mình search được:  October_2009_HRM_Report_template

Kiểu nào tùy bạn, ví dụ như kiểu 1 thì sẽ đi theo từng mảng (cái này có thể nhận thông tin từ đồng nghiệp phụ trách từng mảng đó, rồi tổng hợp lại).

Kiểu thứ 2 thì sẽ cho cái nhìn toàn diện hơn về công tác nhân sự, có sự liên kết hơn (mà đây chỉ là suy diễn của tớ thôi :D)

Tham khảo một mẫu báo cáo công tác tuần/tháng/quý theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức của Khoa văn bản và công nghệ hành chính – Học viện hành chính Quốc Gia mà tớ sưu tầm được nhé: Mau Bao cao Nhan su_AnhNguyethro (có thời gian tớ sẽ typing lại mục Viết báo cáo như thế nào của cuốn này).

Đề mục và cách trình bày đã có, vậy báo cáo quan trọng nhất là gì?

Mình nghĩ đó là những con số biết nói – bạn phải thể hiện được các con số mà mình có nói lên điều gì? Ví dụ sếp quan tâm đến tỷ lệ nhân viên khối văn phòng so với nhân viên khối sản xuất, thì cái biểu đồ như thế này sẽ nói cho sếp biết tỷ lệ đó (biểu đồ này cũng có thể áp dụng cho việc phân chia theo giới tính): Hay bạn muốn sếp nắm rõ về Tổng số lao động cũng như số lao động của từng bộ phận hiện nay thì có thể biểu diễn theo biểu đồ này: Hay biểu diễn số lượng lao động theo bằng cấp, độ tuổi, thời gian làm việc tại doanh nghiệp:  Một dạng biểu đồ khác, có thể sử dụng để báo cáo về tình hình biến động lương:

Biểu đồ dạng này cũng có thể sử dụng để biểu diễn số lượng nhân viên nghỉ việc theo từng tháng theo từng năm, trong ví dụ này, bạn sẽ biết trong 3 năm vừa qua, tháng nào là tháng nhân viên nghỉ việc nhiều nhất:

Ví dụ đọc cái biểu đồ này nhé: Số lượng công nhân out vào tháng 1/2011 là cao nhất? Vì sao vậy? Vì tháng 1 vừa thanh toán lương xong, CN nghỉ một loạt! Tại sao CN nghỉ việc? Vì họ phải làm thêm giờ, họ không nhìn thấy cơ hội thăng tiến trong công việc…. Giải pháp cho vấn đề này là gì? Để tháng 1/2012 sẽ không vướng vào tình trạng này nữa? Có thể xây dựng lộ trình thăng tiến cho công nhân không? Có thể giảm thiểu thời gian làm thêm giờ không? Có thể có những chính sách nào để giữ chân người lao động …

Về công tác tuyển dụng, bạn có thể sử dụng biểu đồ này để thể hiện việc số lượng in – out (tuyển dụng & nghỉ việc)

Vậy đó, cơ bản là thế, những con số và biểu đồ biết nói theo ý củabạn ^^

Từ những biểu đồ này, bạn phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp thực hiên, những bộ phận nào có thể hỗ trợ, và hỗ trợ việc gì để đạt được mục tiêu? 

Ngày xưa học môn địa lý, cô giáo suốt ngày bắt vẽ biểu đồ, rồi nhìn biểu đồ để đưa ra lời nhận xét, đánh giá, đợt đó nghĩ chả biết học cái này để làm gì, giờ thấy nó quá thiết thực cho công việc của người làm nhân sự 😀

Còn một nội dung khá hấp dẫn nữa mà chị Duệ chia sẻ trong buổi off, tớ sẽ làm một bài khác, vì nó cũng có khá nhiều con số – Bạn muốn thuyết phục sếp tăng lương cho cả doanh nghiệp? Hãy đón đọc bài viết tiếp theo của mình nhé 😉

Advertisements

12 thoughts on “Báo cáo nhân sự – Khó hay dễ?

  1. Tống Trang viết:

    Chào chị, em vô tình đọc được blog của chị trên mạng và thấy đây quả là 1 kho tàng kiến thức quý giá. Em chờ đợi và theo dõi bài viết sắp tới của chị. Cám ơn chị nhé

  2. Thanh Nga Quach viết:

    Cảm ơn em Nguyệt, em viết bài thu hoạch mà chị thấy giống như viết tự truyện ý, ngôn từ ko hề cứng nhắc mà thật thật gần gũi, dễ hiểu, dễ đi vào lòng người quá ha…

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s