[Dịch] Cuộc cách mạng về Chức năng nhân sự

Nhân bài viết MSAI là gì? có đề cập tới Cuộc cách mạng về Chức năng nhân sự – Evolution of HR function, tớ ngồi dịch bài này http://www.empxtrack.com/blog/08/evolution-of-the-hr-function/ là bài dịch cho tháng 1 nhỉ ^^

Giới thiệu
Trong những năm trở lại đây khi làm việc với khách hàng, chúng tôi có nhận được những câu hỏi về năng lực của mình, và tôi đã rất ngạc nhiên bởi một câu hỏi về sự bảo mật của công ty mình. Lý do được khách hàng quan tâm đó chính là sự bảo mật thực tế mà các nhà cung cấp có thể đảm bảo với họ. Đó là tất cả những gì họ muốn  khi ủy thác các dữ liệu cho chúng tôi.

Khoảng 5 năm sau, chúng tôi cũng được hỏi câu hỏi tương tự bởi những khách hàng khác khi họ muốn đánh giá chi tiết về thực tế năng lực HR của chúng tôi.

Trong các cuộc trao đổi này, tôi nhận thấy rằng câu hỏi về sự phát triển của HR thường xuyên được các khách hàng tiềm năng, những nhà đầu tư & thậm chí là cả những người lao động quan tâm. Những câu trả lời cho thấy sự trưởng thành, ổn định, bền vững và đưa ra được những năng lực của tổ chức, do đó nó rất quan trọng.

Vậy thì Sự phát triển của chức năng nhân sự là gì?

Bài viết này đưa ra những khám phá của tôi về chủ đề này, và nó có thể có ích cho cả những chuyên gia nhân sự và những nhà quản lý cấp cao có thể hiểu về các giai đoạn phát triển của Chức năng nhân sự, cũng như các bước mà họ cần phải làm để chuyển sang cấp độ tiếp theo ^^

Cũng có thể bạn sẽ thích xem một vài câu hỏi nhỏ để định nghĩa về sự trưởng thành & hiệu quả của chức năng nhân sự trong tổ chức của bạn

 

Con đường phát triển của Chức năng nhân sự

Khi các tổ chức phát triển, thì chức năng nhân sự cũng phát triển theo. Chúc năng nhân sự có 3 giai đoạn khác nhau trong chu trình tiến hóa của nó, bắt đầu từ Chức năng kinh doanh, trở thành một Đối tác  kinh doanh và sau đó là Đối tác chiến lược. Hình dưới đây chỉ ra cho bạn sự phát triển này:

Trong mỗi trường hợp này, vai trò và tác động của bộ phận nhân sự một cách tự nhiên dần trở nên có chiến lược hơn. Ở những mức độ cao hơn trong tiến trình phát triển, chức năng nhân sự có thêm những giá trị rất lớn cho tiềm năng lãnh đạo, mô hình từ trên xuống (top-line) hay từ dưới lên (bottom line) và tính bền vững lâu dài của tổ chức.

Ở từng giai đoạn, các thuộc tính & giá trị thêm vào sẽ làm thay  đổi chức năng nhân sự và kèm theo đó là sự thay đổi đáng kể của các công cụ đi kèm

 

1. HR như một chức năng kinh doanh, hay dễ hiểu hơn là bộ phận Hành chính – Nhân sự đơn thuần

Khi tổ chức đã hình thành bộ phân nhân sự, thì trách nhiệm của nó ít nhất sẽ là quản lý dữ liệu nhân viên, hệ thống lương thưởng, quản lý thời gian làm việc về mặt hành chính và tham gia thiết lập các chính sách của công ty

Vai trò chủ yếu của bộ phận Hành chính Nhân sự tập trung vào việc làm đúng những quy định của pháp luật cũng như những quy định nội bộ về lao động, và quản lý hồ sơ nhân viên.

 

Các công cụ mà bộ phân HR sử dụng đều liên quan đến việc quản lý dữ liệu nhân viên bao gồm hệ thống thông tin nhân sự cơ bản (HRIS), phần mềm xử lý lương, Hệ thống quản lý thời giờ làm việc – nghỉ ngơi (có thể bao gồm các thiết bị chấm công và các thiết bị liên quan). Tôi cũng thấy nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng bảng tính (excel) và chia sẻ thư mục để quản lý dữ liệu về người lao động, các tài liệu về chính sách, hồ sơ ứng viên, hợp đồng …. Trong hầu hết các trường hợp, thông tin về hồ sơ nhân viên được quản lý từ một nguồn dữ liệu duy nhất bởi Cán bộ Hành chính nhân sự của tổ chức.

 

2. Nhân sự Là một đối tác kinh doanh, hay dễ hiểu hơn bộ phận nhân sự có chức năng tư vấn về Chiến lược nhân sự cho tổ chức.

Với tư cách là một đối tác kinh doanh, vai trò của nhân sự là đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh hiện có của tổ chức nhằm đưa tổ chức phát triển theo một tốc độ có thể đo lường được.

Ở giai đoạn này, vai trò của nhân sự tập trung vào Thu hút nhân tài, xây dựng chính sách phúc lợi, phát triển nhân lực, truyền thông & thiết kế tổ chức.

Chức năng nhân sự chính thức có vai trò xây dựng cơ cấu tổ chức (ai làm gì và báo cáo cho ai). Sau đó, là vai trò xác định các kỹ năng cần thiết cho các công việc khác nhau. Xa hơn nữa, Nhân sự sẽ phải xác định được chương trình đào tạo phù hợp để phát triển những kỹ năng cần thiết này, các kỹ thuật tuyển dụng để đánh giá các cấp độ  kỹ năng và cơ sở dữ liệu về điểm chuẩn của các kỹ năng so với tiêu chuẩn của ngành cũng như của các đối thủ cạnh tranh.

Chính sách phúc lợi (lương thưởng & đãi ngộ) cũng là một chức năng chính của bộ phận HR nhằm giúp tổ chức thu hút và giữ chân những người lao động có trình độ bằng cách trở thành người đi đầu trong việc quản lý lương thưởng.

 

Sử dụng cơ sở dữ liệu về các kỹ năng & cấu trúc/cơ cấu tổ chức của đơn vị, Nhân sự lại đưa ra những chính sách về lương thưởng tốt hơn, hoàn thiện chức năng đào tạo và thực hiện được chức năng tuyển dụng khả thi hơn, tuyển được những kỹ năng phù hợp hơn với yêu cầu của tổ chức.

Để thực thi được những chức năng này, nhân sự phải sử dụng các công cụ như Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng theo dõi ứng viên, Cổng thông tin giao tiếp cho người lao động, trao quyền cho người lao động, Hệ thống quản trị tri thức để đào tạo & phát triển, và Một cơ sở dữ liệu nhằm nắm bắt kịp thời các kỹ năng cũng như hồ sơ năng lực của người lao động. Tổ chức thậm chí còn có những bản mô tả công việc rất chi tiết với các thông tin về bằng cấp, kinh nghiệm, những kỹ năng đặc biệt cần thiết cho công việc, cũng như vai trò của công việc và vị trí của công việc đó trong tổng thể của tổ chức.

Chúng tôi cũng thấy ở giai đoạn này, hầu hết các tổ chức bắt đầu quan tâm đến cấp độ tự động hóa và sử dụng các công cụ hoặc là tự xây dựng hoặc tìm được từ nhà cung cấp.

Một đặc trưng của các tổ chức ở cấp độ này đó là chia nhỏ chức năng HR thành các chức năng như Đào tạo, Quản trị hành chính, tuyển dụng và lương thưởng đãi ngộ, tất cả đều có quan hệ mật thiết với nhau.

3. Nhân sự Là một đối tác chiến lược, hay Nhân sự đóng vai trò Quản trị nhân tài.

Tổ chức coi bộ phận nhân sự của mình như một đối tác chiến lược đáng tin cậy bởi đầy đủ các chức năng nhân sự mà bộ phận này đã đạt được. Những tổ chức này tập trung vào việc đạt bồi dưỡng đội ngũ kế nhiệm hơn là tốc độ tăng trưởng năm. Mục tiêu này sẽ tự động đạt được từ dưới lên (bottom-line) và từ trên xuống (top-line)

Ở cấp độ  này, Nhân sự có trách nhiệm xác định những năng lực cốt lõi cần thiết cho tổ chức để đạt được vị trí dẫn đầu. Xa hơn, nhân sự sẽ tạo điểu  kiện để

  • Gắn kết người lao động theo các mục tiêu đã được đề ra từ sứ mệnh & giá trị đã được tuyên bố.
  • Giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt ra các chiến lược kế hoạch kế nhiệm thích hợp
  • Xác định được người dẫn đầu và người không làm việc hiệu quả.
  • Liên tục đo lường hiệu quả của lãnh đạo và sự hài lòng của người lao động.
  • Tăng cường sự tham gia của người lao động thông qua những biện pháp phù hợp
  • Điều chỉnh chính sách tiền lương, đánh giá
  • Điều chỉnh công tác tuyển dụng & đào tạo để lấp đầy những năng lực còn thiếu;
  • Và đặc biệt là phải có hệ thống Bản mô tả công việc chuẩn với cơ cấu tổ chức đã được xây dựng. Nó chính là cơ sở nền tảng cho Tuyển dụng, thiết lập mục tiêu, đào tạo, đánh giá hiệu quả làm việc cũng như xây dựng lộ trình công danh/sự nghiệp.

Với vai trò là một đối tác chiến lược, HR sử dụng một loạt các công cụ tự động như hệ thống Quản trị tri thức, Quản lý hiệu quả công việc, Lập kế hoạch tiền lương, Tuyển dụng và On-boarding, kế hoạch kế nhiệm, sự kết nối và phản  hồi của người lao động.

Những lợi ích sẽ được tích lũy lớn nhất khi nhân viên được khuyến khích sử dụng những công cụ này như một thói quen hàng ngày tại nơi làm việc.

Bạn sẽ nhìn thấy chu trình làm việc của một  người lao động trong tổ chức thông qua các biểu đồ thích hợp, từ đó có thể đưa ra các quyết định ở tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.

Tóm tắt

Quy mô và thời gian hoạt động của một tổ chức không thể hiện sự trưởng thành trong chức năng nhân sự của tổ chức đó. Sự trưởng thành này sẽ có được khi tổ chức tập trung vào quản lý con người và coi con người là tài sản lớn nhất của họ.

Các công cụ HR thích hợp có thể giúp cho tổ chức nhanh chóng phát triển được chức năng nhân sự của mình và thể chế hóa được hoạt động thực tế một cách tốt nhất trong phát triển dài hạn.

EmpXtrack cung cấp một tập hợp các công cụ có thể hỗ trợ các tổ chức trưởng thành nhanh chóng trong tiến trình phát triển các chức năng nhân sự mà không phân biệt tình trạng hiện tại như thế nào. Nó bao gồm 18 module được chia thành 4 lĩnh vực riêng biệt đó là Quản lý đánh giá, Tuyển dụng, Chiến lược nhân sự và Quản trị nguồn vốn nhân lực. 

Do mới tập dịch nên chắc chắn ngôn từ của tớ còn chưa mượt, rất mong các bạn góp ý thêm về những bài dịch của tớ ^^

Trong quá trình dịch bài này mình có liên tưởng tới Chức năng HR thực tế tại VN, hiện tại đa phần theo mìnhquan sát là mới ở cấp độ Chức năng kinh doanh, và ở đâu đó có xen những điểm của Đối tác kinh doanh & đối tác chiến lược, với tư duy đi tắt đón đầu, hy vọng HR Việt Nam sẽ nhanh chóng theo kịp với HR thế giới😉

Bài viết gốc này có phần hơi PR về các phần mềm của họ, nhưng cũng là một bài viết rất đáng đọc để nhìn nhận lại những gì mà HR VN đang làm và sẽ phải làm ^^

One thought on “[Dịch] Cuộc cách mạng về Chức năng nhân sự

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s