8 Nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc
PGS. TS Trần Kim Dung
Phần 1:
Mục tiêu: Trình bày 8 nguyên tắc đánh giá, chú trọng:
– Cách thiết lập mục tiêu theo SMART
– Cách chấm điểm mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Nguyên tắc 1: Để đánh giá, cần có mục tiêu đo lường được theo nguyên tắc SMART. Không có mục tiêu thì không thể đánh giá
Ví dụ: Nhiệm vụ đào tạo: Mục tiêu & Đo lường
Mục tiêu SMART
Specific: Mô tả một cách rõ ràng, cụ thể, chi tiết về mục tiêu phải đạt được
Measurable: Có thể định lượng được
Action – Oriented: Phải mô tả được các hoạt động nào phải làm và kết quả là gì
Realistic: Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn
Time-bound: Xác định rõ thời gian mà kết quả đạt được
Phần 2:
Ví dụ một số mục tiêu SMART:
1. Tăng trưởng doanh thu cao hơn 30% so với năm ngoái
2. Tổng thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu là 5p
3. Nâng cao mức độ thỏa mãn khách hàng so với năm trước là 7%
GĐNS:
1. Giảm tỷ lệ nghỉ việc 2% so với năm trước – SMART
2. Không xảy ra tranh chấp lao động – SMART
3. Đào tạo nâng cao trình độ cho CBNV – SMART
GĐ Kỹ thuật:
1. Nâng cao công suất của các dây chuyền sản xuất – SMART
2. Đảm bảo an toàn sản xuất tuyệt đối – SMART
3. Giảm thời gian máy chờ xuống 3% – SMART
KPI là gì? – Key Performance Indicator
– Chỉ tiêu chủ yếu đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI) trong các lĩnh vực kinh doanh then chốt, có ý nghĩa quyết định tới sự thành công và phát triển của doanh nghiệp
– KPI gắn chặt với các mục tiêu chiến lược của công ty, của bộ phận và của cá nhân
Khái niệm tỷ lệ nghỉ việc
Bài tập: 01/3/2010: DN có 1000 CBNV, trong tháng tuyển được 20 người, nghỉ việc 10 người => tỷ lệ nghỉ việc bằng?
a. 10/1000 (chia cho số người đầu tháng)
b. 10/1020 (chia cho người đầu tháng + số người được tuyển)
c. 10/1010 (chia cho số người cuối tháng)
d. 10/1005 (chia cho số người đầu tháng + cuối tháng/đôi)
Công thức tính tỷ lệ nghỉ việc:
Tỷ lệ nghỉ việc = Số lượng NV nghỉ việc/Số lượng NV trung bình của tháng
Số NV trung bình của tháng = Tổng số NV từng ngày trong tháng/số ngày trong tháng,
hoặc:
Số NV trung bình của tháng = Số NV đầu tháng+ Số NV cuối tháng/2
Xây dựng KPI
– Definition/định nghĩa
– Weight/ xác định trọng số
– Calculate/ cách tính toán, đo lường
– Input/ nêu rõ cách thu thập số liệu
– Targets/ Kết quả cần đạt được: Min – khả thi – Max
– Output/ Quá trình và các thức biểu diễn kết quả
– Report/ Các báo cáo để quản lý quá trình và hoàn thiện
Yêu cầu đối với KPI:
– Tuân thủ nguyên tắc SMART
– Chú trọng kết quả, không phải là thông tin đầu vào
– Dễ đo lường, tính toán, có thể đo lường kịp thời
– Tránh làm cho báo cáo sai lệch (% phàn nàn, thương tật, …)
– Phân chia tất cả các cấp trong thực hiện
– Nhất quán, được cấp dưới đồng ý
Phần 3:
Nguyên tắc 2: Thiết lập tiêu chí đánh giá phải đo lường đầy đủ các khía canhjhoatj động chính
Ví dụ tiêu chí đo lường hiệu quả làm việc của:
a. Giám đốc công ty:
– Sản lượng
– Doanh số
– Lợi nhuận
– Chất lượng sản phẩm
– Lương bình quân 4tr/người
b. Nhân viên kinh doanh:
– Doanh số
– Chi phí bán hàng/doanh số
– Số lượng khách hàng
=> Khi đo lường kết quả hoạt động có một số thông tin:
a. Giám đốc công ty:
– Tàn phá môi trường
– Không có đầu tư, tích lũy để phát triển bền vững
b. Nhân viên kinh doanh:
– Chất lượng dịch vụ
– Thái độ với khách hàng: lừa dối khách hàng?
Sử dụng công cụ nào để đánh giá được toàn diện?
HỆ THỐNG CÂN BẰNG ĐIỂM (BSC – Balance ScoreCard) với 4 khía cạnh
a. TÀI CHÍNH: Bằng cách nào chúng ta thành công về tài chính
b. KHÁCH HÀNG: Chúng ta thể hiện như thế nào đối với khách hàng
c. QUÁ TRÌNH: Chúng ta cần có những quy trình xuất sắc nào?
d. HỌC TẬP, PHÁT TRIỂN, NHÂN SỰ: Bằng cách nào chúng ta duy trì khả năng thay đổi và phát triển
Phần 4:
Ví dụ: Đánh giá kết quả theo mục tiêu của TP Tuyển dụng
1. Đáp ứng được nhu cầu tuyển mới: Mục tiêu 60% – Kết quả 50%
2. Mức độ thỏa mãn của ứng viên đối với tuyển dụng: Mục tiêu: tăng 5% – Kết quả: Tăng 7%
3. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng hiện tại: Mục tiêu: Trước 12/2009, – Kêt quả: đúng hạn + Tests, NH
4. Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong số nhân viên mới: Mục tiêu: 10% – Kết quả 12%
Với phần đánh giá này, còn thiếu trọng số của các tiêu chí => chưa thể kết luận TP Tuyển dụng đạt yêu cầu hay không
Và cũng chưa có thang điểm cụ thể, hoàn thành như thế nào là đạt, như thế nào là xuất sắc …
Xem ví dụ sau:
Nhà quản lý có thể thỏa thuận/đàm phán với Nhân viên để đưa ra con số đạt yêu cầu
Trọng số của mỗi tiêu chí sẽ do NQL đặt ra (để đạt được mục tiêu của bộ phận/doanh nghiệp)
Tình huống:
Nếu nhân viên đã hoàn thành tốt các mục tiêu đăng ký, được đánh giá 3.2
Anh/chị đề nghị mức đánh giá thi đua cho nhân viên này như thế nào trong 2 trường hợp sau:
TH1: NV đã hoàn thành nhiều công việc phát sinh trong kỳ (không có trong mục tiêu đăng ký. Đồng thời nhân viên này luôn gương mẫu, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khó khăn, có ý thức tự học hỏi để phấn đấu vươn lên … chấm 4.8/5 điểm (Tối đa 20% công việc phát sinh thêm)
TH2: NV chỉ hoàn thành ở mức độ khoảng 50% những công việc phát sinh thêm thuộc trách nhiệm trong kỳ; miễn cưỡng hoặc hầu như không chịu làm những gì không được quy định trong trách nhiệm
Phần 5:
Đánh giá như sau:
Nguyên tắc 3:
– Xác định trọng số cho từng mục tiêu
– Xác định thang điểm kiết quả cụ thể
– Có trọng số cho công việc phát sinh
Thực hiện đánh giá:
Nguyên tắc 4: Cần gắn kết quả tập thể và kết quả cá nhân để giảm bớt tình trạng trưởng bộ phận quá dễ dãi hoặc quá khắt khe khi nhận xét, đánh giá cấp dưới
Phần 6:
Ai sẽ là người thực hiện đánh giá?
Cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp, Khách hàng, tự đánh giá … đánh giá 360 độ nhưng mỗi một góc sẽ có trọng số ra sao – tùy mức độ hiểu biết về công việc của người lao động. Ví dụ QL trực tiếp trọng số khoảng 40-50%, đồng nghiệp đánh giá trên 2 tiêu chí: sự phối hợp và hỗ trợ trong công việc
Ví dụ Đánh giá hiệu quả công việc của NVKD
Nguyên tắc 5: Nên thực hiện đánh giá từ nhiều đối tượng, mỗi đối tượng chỉ đánh giá đúng khía cạnh phù hợp nhất
Nguyên tắc 6: gắn kết quả đánh giá với các quyền lợi của NLĐ
Nguyên tắc 7: Điều kiện tiên quyết để thành công: Nhận thức đúng, cam kết của lãnh đạo
Nguyên tắc 8: Ứng dụng công nghệ thông tin – công cụ hỗ trợ hiệu quả
Phần mềm kết nối mục tiêu và đánh giá kết quả tập thể:
1. Định lượng đo lường KPI theo cách chuyên nghiệp
2. Linh hoạt thay đổi các tiêu chí định lượng đo lường KPI theo yê cầu của BGĐ
3. Phân bổ hệ thống mục tiêu của công ty thành mục tiêu tương ứng của các đơn vị, phòng ban
4. Đánh giá, xếp loại kết quả thi đua của các đơn vị, phòng ban theo mục tiêu của công ty
5. Phân bổ quỹ thưởng của công ty cho quỹ thưởng của các đơn vị, phòng ban
Tổng hợp 8 nguyên tắc đánh giá hiệu quả:
1. Các mục tiêu SMART
2. Đánh giá đầy đủ các khía cạnh công việc
3. Có thang điểm, trọng số cụ thể
4. Gắn kết quả cá nhân với tập thể
5. Đánh giá từ nhiều đối tượng khác nhau
6. Kết quả đánh giá gắn với quyền lợi của CBNV
7. Cam kết của lãnh đạo
8. Ứng dụng công nghệ thông tin
