5S – Chia sẻ kinh nghiệm triển khai tại Doanh nghiệp Việt Nam

Ai đã từng nghe đến phong cách làm việc Nhật Bản thì cũng đều nghe đến một từ rất chi là cơ bản đó là 5S
5S là cái gì, bạn có thể tham khảo bài tổng hợp của mình tại 

CÙNG TÌM HIỂU VỀ 5S (SEIRI-SEITON-SEISO-SEIKETSU-SHITSUKE), 1.SÀNG LỌC-2.SẮP XẾP-3.SẠCH SẼ-4.SĂN SÓC-5.SẴN SÀNG

Hôm nay, nhân dịp phải lập kế hoạch đề xuất thực hiện 5S, mình vui mừng được đón anh Phan Sơn, Anh Thănglv, chị Thái Phong và em Bìnhpv đến văn phòng và được nghe các anh/chị chia sẻ về cách thức triển khai 5S tại Doanh nghiệp Việt Nam, những điều bắt buộc cần phải có để thực hiện thành công, những khó khăn trở ngại sẽ gặp phải trong quá trình triển khai, … nghe xong thì thấy, vấn đề là mình có dám làm không 😛

Chia sẻ từ Anh Phan Sơn – một người có nhiều năm kinh nghiệm được làm việc cùng với các chuyên gia Nhật Bản trong lĩnh vực quản lý sản xuất đã chia sẻ 2 vấn đề: Mô hình thực thi 5S tại các công ty Việt Nam (theo đúc rút kinh nghiệm của anh) và Những thất bại điển hình khi triển khai 5S tại Việt Nam

IMG_1070

 1. Mô hình thực thi
Mô hình mà anh Sơn đặt tên là “333”: 
– 3 nhân tố: cần làm check list – là 3 yếu tố cần và đủ để làm được 5S
+ Cam kết của BGĐ: thể hiện bằng hành động (dựa theo checklist)
‘ Chủ trì buổi nói chuyện đầu tiên về 5S, buổi kickoff
‘ Đóng vai trò là chủ tịch UB 5S
‘ Dành tối thiểu thời gian 1h/1tháng xem những điểm thi đua giữa các bộ phận và nghe báo cáo 5S, đưa ra những ý kiến chỉ đạo bằng email/miệng … để điều chỉnh
‘ Đưa 5S vào các chính sách nhân sự: có chế tài về chính sách vật chất và phi vật chất
+ Hệ thống các chương trình đào tạo
‘ Bài giảng 5S ở 2 mức: 
Mức cơ bản (tạo nhận thức: tại sao DN phải làm 5S, có ích gì đối với DN và cá nhan – Kỹ thuật thực hiện 5S: sắp xếp hồ sơ…)
Mức cao hơn: cải tiến theo Kaizen
‘ 5S đóng vai trò trọng tâm trong lớp đào tạo hội nhập
‘ Trong chương trình đào tạo tổng thể của NV phải có chương trình tái đào tạo 5S, ít nhất 6 tháng 1 lần (phải đưa vào chính sách, quy trình), hoặc bằng cách test ….
+ Văn hóa và chế tài
‘ Chế tài:
Trong chương trình 5S có phần thi đua: nhóm 2 kỳ liên tục điểm thấp thì sao
Trong đánh giá thành tích cuối năm/thi đua thì có đưa 5S vào là 1 tiêu chí?
 
– 3 Giai đoạn
+ Tạo nhận thức
Tổ chức liên tục các buổi kickoff vì sao phải làm 5S. Ý nghĩa của nó với cá nhân và tổ chức. Tạo nhận thức 5S là điều chắc chắn xảy ra
Hiểu 5S là gì
Các kỹ thuật để thực hiện 5S
Các DN khác khi sử dụng 5S thì năng suất lao động tăng như thế nào
Chương trình đào tạo nên mời bên thứ 3 tham gia để tạo sự khách quan và xóa bỏ rào cản “Bụt chùa nào không thiêng”
+ Khuyến khích
‘ Xây dựng 1 cơ chế về thưởng liên quan đến 5S: hàng thàng có ban 5S đi chấm điểm (thưởng top: nhóm/cá nhân…) đưa vào đánh giá nhân viên xuất sắc…
‘ Các chương trình thưởng sáng kiến
 
+ Văn hóa: tự động hóa/thấm vào máu
‘ Cá nhân tự check 5S hàng ngày
‘ Họp phòng hàng tháng: 10p về 5S
‘ Họp quý của BGĐ với các bộ phận khoảng 20p cho 5S
‘ Tại buổi tổng kết cuối năm: review 5S là gì
‘ NV có hỗ trợ nhau thực hiện 5S?
 
– 3 Cơ chế
+ Cơ chế ủy ban
‘ Phải thành lập Ủy ban 5S (Kiêm nhiệm): GĐ là chủ tịch, NS chỉ đóng vai trò thường trực, và trưởng các phòng ban, 1 thành viên trong phòng ban phải là thành viên của ủy ban – là người chịu trách nhiệm triển khai 5S của nhóm.
‘ Nhóm tuần tra 5S (thành viên của các nhóm) – mỗi 1 tuần đi chấm điểm 5S các nhóm 1 lần theo 1 bảng checklist chấm điểm
‘ Định kỳ họp 1 tháng 1 lần do GĐ chủ trì – tối đa là 1 tiếng: Thường trực 5S sẽ chiếu biểu đồ thực hiện 5S của các phòng ban/bộ phận (ví dụ điểm chuẩn là 80)
GĐ chủ trì: đề nghị nhóm thực hiện tốt chia sẻ kinh nghiệm; nhóm làm kém nêu nguyên nhân
Biểu đồ của từng phòng theo các giai đoạn: xu hướng tốt lên hay xấu đi? Nguyên nhân là gì?
Bảng đánh giá và triển khai thực hiện theo 5W& 5H (biểu đồ Gant)
Những vấn đề đang triển khai từ tháng trước (đã xong thì chuyển màu xanh, đỏ chưa làm)
Kế hoạch họp fix 1h cố định trong tháng – để mọi người chủ động công việc, sắp xếp có mặt họp, nếu không GĐ sẽ có chế tài phù hợp
 
+ Cơ chế thi đua
‘ Check list chấm điểm: thang điểm từ 1 => 5
‘ Check list các vấn đề: vấn đề theo từng bộ phận
 
+ Cơ chế nhân sự
‘ Đưa việc đánh giá 5S vào việc xét nhân viên xuất sắc
‘ Đưa vào khen thưởng
‘ Đưa vào kỷ luật
 

2. Thất bại điều chỉnh
– Do không duy trì được UB 5S, ko có sự tham gia của GĐ
– Người phụ trách 5S thường là NS, QA nên ko có vai trò cấp trên đối với Trưởng nhóm khác
– Phản ứng về điểm của các nhóm khi được chấm
– Do buổi kickoff không nói rõ nguyên nhân của việc thi đua là để duy trì 5S
– Do tâm lý: từ trước đến nay tôi vẫn làm như thế có chết đâu, DN vẫn phát triển, tôi vẫn để hồ sơ như vậy mà có sao đâu… sợ sự thay đổi/thay đổi là thất bại
Thực tế triển khai: Làm theo đầu việc nhỏ
 Áp dụng dọn vệ sinh những nơi ưu tiên/tập trung vào các bộ phận cần sạch
 
Anh  Lại Văn Thăng – Chia sẻ kinh nghiệm duy trì 5S tại Canifa: triển khai tại văn phòng và cửa hàng
IMG_1072
10p đầu giờ sáng, và 5p cuối ngày để cho 5S (đưa vào cơ chế – 1 phần công việc với tất cả các vị trí)
– Đào tạo hội nhập về 5S: Chỉ rõ hình ảnh theo bộ phận
– Check 5S phải có giấy checklist, bút, máy ảnh: hàng tuần. Đội kiểm tra ko kiểm tra cũng bị phạt
– Chế tài nếu làm sai chuẩn
– Lịch chấm hàng tuần: ngẫu nhiên tuần 1 lần
 
Đầu tiên ko nên quá chi tiết, đánh giá theo 2 tiêu chí: tốt/kém
Quỹ 5S: phạt cho những hoạt động của công đoàn.
– Ban 5S được đào tạo về các tiêu chuẩn 5S, fix giờ đi kiểm tra, quy định cho CBNV thực hiện 5S hàng ngày.
Các quy định: trên mặt bàn, dưới gầm bàn, bên trong, bên ngoài….
– Làm điểm cho bộ phận: hình ảnh trước và sau khi thực hiện 5S cùng 1 góc chụp
Một số ghi chú khi thực hiện được 5S:
– Danh chính ngôn thuận
– Tự chủ, và quyết đoán, sẵn sàng chấp nhận ném đá
–  Ban đầu tạo tiêu chí – sau đó mới làm tiêu chuẩn
Qua 5 lần tham gia Monozukuri [VJCC 1803] – Hội thảo Monozukuri lần thứ III tại VJCC mình rút ra được vài điều mà các DN Việt Nam đã triển khai 5S đều gặp phải những khó khăn giống nhau và không thể tránh khỏi, cũng giống như anh Phan Sơn và anh Thăng đã chia sẻ ở trên, thời gian để có thể nhìn thấy kêt quả 5S không phải 1 sớm 1 chiều, mà ít nhất phải mất 1 đến 2 năm.  Và sự cam kết hay gọi chính xác hơn là tính kỷ luật và sự tuân thủ của BGĐ cũng như các thành viên trong UB 5S là một trong những yếu tố tiên quyết để có thể triển khai cơ bản thành công 3S đầu tiên ^^
Giờ là lúc nghĩ xem liệu mình sẽ lấy nguồn cảm hứng để dám làm cái này từ đâu?
Trân trọng cảm ơn sự chia sẻ nhiệt tình và dành thời gian quý báu của anh Thăng, anh Phan Sơn, và chị Thái Phong, sự có mặt của em Bình Phạm Văn & 2 em Hoa & Tình ^^
 
 
 
Advertisements

3 thoughts on “5S – Chia sẻ kinh nghiệm triển khai tại Doanh nghiệp Việt Nam

  1. anhthy nói:

    chao cac ban
    minh cung duoc anh nguyet gioi thieu len dien dan nay thoi,
    tui cung nghe trinh bay y kien cua hai anh
    nhung theo toi, nhung y kien va dop gop rat hay
    nhung tuy tinh huong va co so vat chat cua tung cty va mo hinh khac nhayu
    nhung nen tang chung cua 5s van thuc hien chung ko phan biet cty nao ca, co dieu la cac sang tao va cach suy nghi de lam cho hop li va chinh xac
    toi, thi lai co cach suy nghi khac va lam co hieu qua hon , khac y kien cua hai anh da dua len dien dan nay
    thuc su khac han
    rat hieu qua va thanh cong, quan trong nhat, nhu 2 anh tung noi co su ho tro cua ban giam doc.
    yes

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s