5S – Chia sẻ kinh nghiệm triển khai tại Doanh nghiệp Việt Nam

Ai đã từng nghe đến phong cách làm việc Nhật Bản thì cũng đều nghe đến một từ rất chi là cơ bản đó là 5S
5S là cái gì, bạn có thể tham khảo bài tổng hợp của mình tại 

CÙNG TÌM HIỂU VỀ 5S (SEIRI-SEITON-SEISO-SEIKETSU-SHITSUKE), 1.SÀNG LỌC-2.SẮP XẾP-3.SẠCH SẼ-4.SĂN SÓC-5.SẴN SÀNG

Hôm nay, nhân dịp phải lập kế hoạch đề xuất thực hiện 5S, mình vui mừng được đón anh Phan Sơn, Anh Thănglv, chị Thái Phong và em Bìnhpv đến văn phòng và được nghe các anh/chị chia sẻ về cách thức triển khai 5S tại Doanh nghiệp Việt Nam, những điều bắt buộc cần phải có để thực hiện thành công, những khó khăn trở ngại sẽ gặp phải trong quá trình triển khai, … nghe xong thì thấy, vấn đề là mình có dám làm không :P

Chia sẻ từ Anh Phan Sơn – một người có nhiều năm kinh nghiệm được làm việc cùng với các chuyên gia Nhật Bản trong lĩnh vực quản lý sản xuất đã chia sẻ 2 vấn đề: Mô hình thực thi 5S tại các công ty Việt Nam (theo đúc rút kinh nghiệm của anh) và Những thất bại điển hình khi triển khai 5S tại Việt Nam

IMG_1070

 1. Mô hình thực thi
Mô hình mà anh Sơn đặt tên là “333″: 
- 3 nhân tố: cần làm check list – là 3 yếu tố cần và đủ để làm được 5S
+ Cam kết của BGĐ: thể hiện bằng hành động (dựa theo checklist)
‘ Chủ trì buổi nói chuyện đầu tiên về 5S, buổi kickoff
‘ Đóng vai trò là chủ tịch UB 5S
‘ Dành tối thiểu thời gian 1h/1tháng xem những điểm thi đua giữa các bộ phận và nghe báo cáo 5S, đưa ra những ý kiến chỉ đạo bằng email/miệng … để điều chỉnh
‘ Đưa 5S vào các chính sách nhân sự: có chế tài về chính sách vật chất và phi vật chất
+ Hệ thống các chương trình đào tạo
‘ Bài giảng 5S ở 2 mức: 
Mức cơ bản (tạo nhận thức: tại sao DN phải làm 5S, có ích gì đối với DN và cá nhan - Kỹ thuật thực hiện 5S: sắp xếp hồ sơ…)
Mức cao hơn: cải tiến theo Kaizen
‘ 5S đóng vai trò trọng tâm trong lớp đào tạo hội nhập
‘ Trong chương trình đào tạo tổng thể của NV phải có chương trình tái đào tạo 5S, ít nhất 6 tháng 1 lần (phải đưa vào chính sách, quy trình), hoặc bằng cách test ….
+ Văn hóa và chế tài
‘ Chế tài:
Trong chương trình 5S có phần thi đua: nhóm 2 kỳ liên tục điểm thấp thì sao
Trong đánh giá thành tích cuối năm/thi đua thì có đưa 5S vào là 1 tiêu chí?
 
- 3 Giai đoạn
+ Tạo nhận thức
Tổ chức liên tục các buổi kickoff vì sao phải làm 5S. Ý nghĩa của nó với cá nhân và tổ chức. Tạo nhận thức 5S là điều chắc chắn xảy ra
Hiểu 5S là gì
Các kỹ thuật để thực hiện 5S
Các DN khác khi sử dụng 5S thì năng suất lao động tăng như thế nào
Chương trình đào tạo nên mời bên thứ 3 tham gia để tạo sự khách quan và xóa bỏ rào cản “Bụt chùa nào không thiêng”
+ Khuyến khích
‘ Xây dựng 1 cơ chế về thưởng liên quan đến 5S: hàng thàng có ban 5S đi chấm điểm (thưởng top: nhóm/cá nhân…) đưa vào đánh giá nhân viên xuất sắc…
‘ Các chương trình thưởng sáng kiến
 
+ Văn hóa: tự động hóa/thấm vào máu
‘ Cá nhân tự check 5S hàng ngày
‘ Họp phòng hàng tháng: 10p về 5S
‘ Họp quý của BGĐ với các bộ phận khoảng 20p cho 5S
‘ Tại buổi tổng kết cuối năm: review 5S là gì
‘ NV có hỗ trợ nhau thực hiện 5S?
 
- 3 Cơ chế
+ Cơ chế ủy ban
‘ Phải thành lập Ủy ban 5S (Kiêm nhiệm): GĐ là chủ tịch, NS chỉ đóng vai trò thường trực, và trưởng các phòng ban, 1 thành viên trong phòng ban phải là thành viên của ủy ban – là người chịu trách nhiệm triển khai 5S của nhóm.
‘ Nhóm tuần tra 5S (thành viên của các nhóm) – mỗi 1 tuần đi chấm điểm 5S các nhóm 1 lần theo 1 bảng checklist chấm điểm
‘ Định kỳ họp 1 tháng 1 lần do GĐ chủ trì – tối đa là 1 tiếng: Thường trực 5S sẽ chiếu biểu đồ thực hiện 5S của các phòng ban/bộ phận (ví dụ điểm chuẩn là 80)
GĐ chủ trì: đề nghị nhóm thực hiện tốt chia sẻ kinh nghiệm; nhóm làm kém nêu nguyên nhân
Biểu đồ của từng phòng theo các giai đoạn: xu hướng tốt lên hay xấu đi? Nguyên nhân là gì?
Bảng đánh giá và triển khai thực hiện theo 5W& 5H (biểu đồ Gant)
Những vấn đề đang triển khai từ tháng trước (đã xong thì chuyển màu xanh, đỏ chưa làm)
Kế hoạch họp fix 1h cố định trong tháng – để mọi người chủ động công việc, sắp xếp có mặt họp, nếu không GĐ sẽ có chế tài phù hợp
 
+ Cơ chế thi đua
‘ Check list chấm điểm: thang điểm từ 1 => 5
‘ Check list các vấn đề: vấn đề theo từng bộ phận
 
+ Cơ chế nhân sự
‘ Đưa việc đánh giá 5S vào việc xét nhân viên xuất sắc
‘ Đưa vào khen thưởng
‘ Đưa vào kỷ luật
 

2. Thất bại điều chỉnh
- Do không duy trì được UB 5S, ko có sự tham gia của GĐ
- Người phụ trách 5S thường là NS, QA nên ko có vai trò cấp trên đối với Trưởng nhóm khác
- Phản ứng về điểm của các nhóm khi được chấm
- Do buổi kickoff không nói rõ nguyên nhân của việc thi đua là để duy trì 5S
- Do tâm lý: từ trước đến nay tôi vẫn làm như thế có chết đâu, DN vẫn phát triển, tôi vẫn để hồ sơ như vậy mà có sao đâu… sợ sự thay đổi/thay đổi là thất bại
Thực tế triển khai: Làm theo đầu việc nhỏ
 Áp dụng dọn vệ sinh những nơi ưu tiên/tập trung vào các bộ phận cần sạch
 
Anh  Lại Văn Thăng - Chia sẻ kinh nghiệm duy trì 5S tại Canifa: triển khai tại văn phòng và cửa hàng
IMG_1072
10p đầu giờ sáng, và 5p cuối ngày để cho 5S (đưa vào cơ chế – 1 phần công việc với tất cả các vị trí)
- Đào tạo hội nhập về 5S: Chỉ rõ hình ảnh theo bộ phận
- Check 5S phải có giấy checklist, bút, máy ảnh: hàng tuần. Đội kiểm tra ko kiểm tra cũng bị phạt
- Chế tài nếu làm sai chuẩn
- Lịch chấm hàng tuần: ngẫu nhiên tuần 1 lần
 
Đầu tiên ko nên quá chi tiết, đánh giá theo 2 tiêu chí: tốt/kém
Quỹ 5S: phạt cho những hoạt động của công đoàn.
- Ban 5S được đào tạo về các tiêu chuẩn 5S, fix giờ đi kiểm tra, quy định cho CBNV thực hiện 5S hàng ngày.
Các quy định: trên mặt bàn, dưới gầm bàn, bên trong, bên ngoài….
- Làm điểm cho bộ phận: hình ảnh trước và sau khi thực hiện 5S cùng 1 góc chụp
Một số ghi chú khi thực hiện được 5S:
- Danh chính ngôn thuận
- Tự chủ, và quyết đoán, sẵn sàng chấp nhận ném đá
-  Ban đầu tạo tiêu chí – sau đó mới làm tiêu chuẩn
Qua 5 lần tham gia Monozukuri [VJCC 1803] – Hội thảo Monozukuri lần thứ III tại VJCC mình rút ra được vài điều mà các DN Việt Nam đã triển khai 5S đều gặp phải những khó khăn giống nhau và không thể tránh khỏi, cũng giống như anh Phan Sơn và anh Thăng đã chia sẻ ở trên, thời gian để có thể nhìn thấy kêt quả 5S không phải 1 sớm 1 chiều, mà ít nhất phải mất 1 đến 2 năm.  Và sự cam kết hay gọi chính xác hơn là tính kỷ luật và sự tuân thủ của BGĐ cũng như các thành viên trong UB 5S là một trong những yếu tố tiên quyết để có thể triển khai cơ bản thành công 3S đầu tiên ^^
Giờ là lúc nghĩ xem liệu mình sẽ lấy nguồn cảm hứng để dám làm cái này từ đâu?
Trân trọng cảm ơn sự chia sẻ nhiệt tình và dành thời gian quý báu của anh Thăng, anh Phan Sơn, và chị Thái Phong, sự có mặt của em Bình Phạm Văn & 2 em Hoa & Tình ^^
 
 
 

CÙNG TÌM HIỂU VỀ 5S (SEIRI-SEITON-SEISO-SEIKETSU-SHITSUKE), 1.SÀNG LỌC-2.SẮP XẾP-3.SẠCH SẼ-4.SĂN SÓC-5.SẴN SÀNG

Nhân cái hội thảo Monozukuri sáng nay tham dự, lại gợi nhớ về 5S, tất cả với mình lại như mới :D, lại có những thắc mắc, băn khoăn liệu bản thân mình thôi có thể duy trì được 5S ko? Từ ngày tiếp cận với nó (8/2008) tới nay, mình thấy mình cũng đã nhiều lần bỏ cuộc và lại bắt đầu, đến bản thân mình còn vậy, nói chi đến áp dụng cho tổ chức?

Vậy nên lại lục lại cái mớ kiến thức tưởng chừng như đơn giản nhưng lại quá khó để thực hiện với người Việt Nam này để đưa lên đây, thỉnh thoảng sẽ vào đọc lại để nhớ và để ngấm, các bạn cùng đọc và thử làm để hiểu tại sao Người Nhật lại đáng khâm phục như chúng ta đang thấy nhé :)

CÙNG TÌM HIỂU VỀ 5S

(SEIRI – SEITON – SEISO – SEIKETSU – SHITSUKE)

1.SÀNG LỌC – 2.SẮP XẾP – 3.SẠCH SẼ – 4.SĂN SÓC – 5.SẴN SÀNG

5S- bí quyết mang lại thành công cho doanh nghiệp

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Vậy 5S là gì?

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”.

Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:

1- SEIRI (Sàng lọc): Là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

2- SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng


3- SEISO (Sạch sẽ)
: Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)


4- SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.

5- SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Tại sao nên thực hiện 5S?

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

- Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

- Tăng cường phát huy sáng kiến

- Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

- Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S:

- Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian..

- Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình

- Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn

- Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh

Tổ chức/doanh nghiệp nào có thể áp dụng Thực hành 5S?

Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ đơn vị/doanh nghiệp nào: sản xuất, dịch vụ, thương mại.

Thực hành 5S thành công tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an toàn, đem lại hiệu quả và thành công cho chính doanh nghiệp. Còn chần chừ gì nữa, chúng ta tiếp tục chương trình nâng cao Năng suất- Chất lượng bằng việc áp dụng thực hành 5S!

Nguyễn Thu Hiền
(VPC)

Một vài hình ảnh minh họa cho 5S trong số tài liệu tham khảo:

Tài liệu mình có về 5S các bạn down tại đây
Một vài link tham khảo
1. http://my.opera.com/qtdn/blog/xay-dung-va-thuc-hien-5s
2. http://vietnamwcm.wordpress.com/category/5…e-organization/
3.http://www.nangsuatchatluong.vn/tai-tai-li…5s.html?start=5

[VJCC 1803] – Hội thảo Monozukuri lần thứ III

Nhận được email thông báo hội thảo cũng cách đây hơn 1 tuần rồi, nhưng vì hơi bận nên chưa kịp chia sẻ với cả nhà, Mình cũng vinh dự được tham dự Monozukuri lần 1 và lần 2 tại VJCC, và buổi Monozukuri lần 3  này cũng cố gắng sắp xếp để tham gia ^^, check lại thì mình vẫn chưa viết bài tổng kết nào cả cho 2 buổi hội thảo này!

Một số tài liệu mình có được từ chia sẻ Monozukuri I gồm:

1. Fecon – Tiếp cận trình độ quản lý của các Dn Nhật Bản thông qua VJCC – của anh Phạm Việt Khoa

2. Xích líp Đông Anh – Báo cáo kết quả áp dụng các kiến thức đã học từ các khóa học và hoạt động tư vấn của VJCC  của Ms. Hà 

3. Công ty Hoàng Dương – Tiếp cận phương pháp tư duy chiến lược cùng VJCC của anh Đoàn Hồng Hải

Mình nhớ buổi Monozukuri lần I này làm mình ấn tượng nhất bởi 5S, với sự chia sẻ từng bước triển khai của chị Hà, những khó khăn phải làm đi làm lại của anh Hải, những ghi nhận của khách hàng với Fecon của anh Khoa…
Với Monozukuri lần II, hình như là không xin tài liệu, cũng ấn tượng với 5M của Hồng Lam, 5S của Việt Phúc và sự quyết tâm cũng như những câu chuyện của người lãnh đạo – chị Lan Hương mà một lần xem tivi lại thấy chị  ^^, và những chia sẻ rất thực tế của anh Huy – Việt Đức, hàng sáng đứng chào công nhân tại cổng công ty ^^
Bạn hiểu đơn giản đây là một buổi “báo cáo thực tế” của các doanh nghiệp sau khi đi học các khóa học của VJCC và áp dụng vào doanh nghiệp họ, đã có những thành quả đáng ghi nhận, và họ được chọn để chia sẻ kinh nghiệm với những doanh nghiệp khác … trong bối cảnh cả thế giới đang khâm phục tinh thần Nhật Bản, thì bạn cũng nên quan tâm hơn một chút đến phong cách làm việc của Nhật Bản nhé, nó cũng rất rất đáng để học tập đó ^^

 

Hội thảo Monozukuri lần thứ III: 18/03/2011

CHIA SẺ KINH NGHIỆM VỀ THỰC TIỄN VẬN DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO PHONG CÁCH NHẬT BẢN TẠI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Monozukuri là thuật ngữ kết hợp của hai từ “Mono” (đồ vật) và “Tsukuri” (quy trình chế tạo). Thuật ngữ này không đơn thuần mang nghĩa “chế tạo đồ vật”, mà đó là một triết học dựa trên sự kết hợp của “tinh thần chế tạo sản phẩm dễ sử dụng có chất lượng cao” và “nỗ lực liên tục cải tiến quy trình sản xuất (Kaizen)”. Một trong những bí quyết thành công của sản phẩm Nhật Bản đó chính là tinh thần sáng chế “Monozukuri”.Để tiếp tục lan toả tinh thần không ngừng học tập, cải tiến trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, và tiếp nối thành công của Hội thảo Monozukuri lần thứ nhất và lần thứ hai, Trung tâm Hợp tác Nguồn nhân lực Việt Nam – Nhật Bản (VJCC) phối hợp với các doanh nghiệp tổ chức Hội thảo Monozukuri lần thứ 3. Hội thảo là cơ hội đặc biệt để các Doanh nghiệp được lắng nghe và chia sẻ và học hỏi những kinh nghiệm thực tiễn liên quan tới các lĩnh vực về Quản lý sản xuất (5S, Kaizen, Quản lý bằng hình ảnh…), Quản trị nguồn nhân lực, Chiến lược kinh doanh…, những vấn đề gặp phải trong công tác quản lý tại công ty mình và cách thức để giải quyết các vấn đề đó.

Phần I: Tổng thể về hoạt động đào tạo, tư vấn & kết quả đạt được, chia sẻ khó khăn, kinh nghiệm & bí quyết áp dụng thành công phong cách quản lý của Nhật Bản.

1.        Sơ lược về hoạt động đào tạo và tư vấn của VJCC – Giám đốc VJCC, Bà Phùng Kim Anh

2.      “Thay đổi nhận thức: từ lý thuyết đến ứng dụng trong thực tế tại công ty Hà Yến” Giám đốc Công ty Hà Yến, Bà Nguyễn Thị Lan Anh.

3.      “Truyền tải tinh thần 5S vào văn hóa doanh nghiệp tại công ty Fecon – PVC” Giám đốc Công ty Fecon-PVC, Ông Hà Thế Phương.

4.      “Duy trì và Cải tiến liên tục – Kinh nghiệm từ Công ty Xích líp Đông Anh” Công ty Xích Líp Đông Anh, Ông Phạm Việt Tiệp.

Phần II: Thảo luận & trao đổi.

Thời gian:            Buổi sáng 9:00 – 12:00, ngày 18/3/2011 (đón tiếp từ 8:30)

Địa điểm:              Phòng Đa năng, tầng 3, VJCC (trong tr­ờng Đại học Ngoại th­ơng) 91 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội

Thời hạn đăng ký:   Tr­ước 17:00 ngày 16/3/2011

Mình sẽ chia sẻ nội dung buổi hội thảo  này vào bài viết sau ^^

Previous Older Entries

Một ngôi nhà tại Trà Vinh

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 653 other followers

%d bloggers like this: